Anna Lasoń-Zygadlewicz: Dlaczego niektórzy ludzie świetnie planują swój czas, a inni płyną z prądem wydarzeń? To wrodzony talent czy wypracowana umiejętność? Ja myślę o tym jako o wypracowanej umiejętności.
Najczęściej jest to związane ze środowiskiem, w jakim człowiek się wychowuje, ponieważ podejście do czasu jest związane z umiejętnością przetwarzania informacji, podejmowania decyzji i planowania. Można powiedzieć, że to rekwizyty potrzebne do tego, by dobrze zarządzać sobą w czasie.
Czyli osoby, które ogarniają tylko jedno wydarzenie do przodu, gorzej przetwarzają informacje?
Osoby, które mocno żyją w tu i teraz, to tzw. In-timowcy. Chwila obecna jest dla nich na tyle ważna oraz intensywność życia w tym momencie tak mocna, że myśl o nadchodzącej przyszłości i o czymś, co jeszcze jest do zrobienia – zdecydowanie mniej wpływa na ich proces przetwarzania informacji. Posłużę się metaforą z książki Twój mózg w działaniu Davida Rocka. Obszarem naszego mózgu, w którym świadomie analizujemy najważniejsze informacje, podejmujemy decyzje i planujemy działanie – jest kora przedczołowa. W niej znajduje się mała „scena”, gdzie dokonuje się świadome myślenie. Gdy zdecyduję się o czymś pomyśleć,wprowadzam tę treść na scenę jako aktora. In-timowiec temu aktorowi poświęca całą uwagę. Słucha go jak reżyser i nawet jeśli podchodzi do niego z boku ktoś z pozostałych aktorów (czyli następne wydarzenia i tematy dają znać, że są gotowe do wejścia)–reżyser woła: „Chwilo, trwaj, jesteś piękna!”. Tak się dzieje, gdy ktoś prowadzi ciekawą rozmowę telefoniczną, a zbliża się umówione spotkanie. Jednak on jest skoncentrowany wyłącznie na rozmowie, więc porusza następny temat, i kolejny. Myśl o nadchodzącym spotkaniu jakoś tam się dobija, ale dla niego ważniejsze jest „tu i teraz”.
Domyślam się, że mistrzowie planowania różnią się od In-timowców tym, że ogarniają i scenę, i kulisy?
Tak, to Through-timowcy, czyli planiści. Oni widzą nie tylko scenę, ale mają też dokładnie rozpisany scenariusz wchodzenia poszczególnych aktorów. A w zarządzaniu czasem decyzja jest podstawą. To nie jest tak, że coś się samo dzieje. Gdy ktoś mówi, że coś się stało: „Telefon zadzwonił i dlatego czegoś dla ciebie nie zrobiłem” – to naprawdę proces wewnętrzny wyglądał inaczej. Telefon zadzwonił i postanowiłem go odebrać (bo albo ta rozmowa była dla mnie atrakcyjna, albo bałem się, co się stanie, gdy nie odbiorę) i w ten sposób zdecydowałem, że nie zrobię dla ciebie tego, co miałem zrobić.
A w jakiej kategorii mieszczą się ci, którzy ciągle przeskakują z zadania na zadanie, nie kończąc żadnego od razu?Czyli trzymają dziesięć srok za ogon i dopiero pod koniec dnia upychają wszystkie do klatki.
Opis pasuje do Between-timowców. Betweener to ktoś, kto wprowadza jednego aktora na scenę, przygląda się mu i mówi: „Ale fajna marynarka! Kto tu jeszcze ma taką fajną marynarkę?Niech wejdzie”. Widzi u innego eleganckie buty: „Wiesz co, kojarzysz mi się z pewną sceną z filmu Woody’ego Allena. A Woody nosił okulary – o, takie, jak tamten. To tamten też niech wchodzi”. Taki człowiek nadal jest reżyserem, ale na jego scenie panuje bardzo duży ruch, bo decyzje są generowane według nie do końca sprecyzowanego klucza. Beteween-timowiec koncentruje się na jakimś aspekcie występu aktora i to skojarzenie jest dla niego tak mocne, że znika mu z oczu zarówno scenariusz, czyli plan, jak i ten aktor jako całość.
Proszę podaj przykłady zawodów, w których przydają się te trzy typy podejścia do czasu.
Chciałbym najpierw podkreślić, że nie można powiedzieć, iż jeden typ jest dobry, a drugi zły. Każdy ma swoje zalety i słabości. Planista Through-timowiec ma wszystko dokładnie rozpisane, więc osoby o takim profilu sprawdzają się jako inżynierowie – ich specjalność to wszelkiego rodzaju planowanie, np. produkcji czy zadań, gdzie jest potrzebny ustabilizowany proces, a ważną rolę odgrywa porządek i procedury. Through-timowiec może jednak nie docenić geniusza, który właśnie wszedł na „scenę”, ponieważ tak mocno jest skoncentrowany na realizacji planu. Planiści mogą być przez innych odbierani jako bezduszni, za bardzo poukładani, przewidywalni, mało spontanicznii, dlatego, nieumiejący się bawić. Oni zawsze zrealizują swoje plany, nawet gdy otoczenie już daje sygnały, że ma dosyć. W tej kategorii mieszczą się wykładowcy, którzy dostając informację zwrotną, że studenci od dłuższego czasu już nie rozumieją – nie przywiązują do tego wagi, bo muszą zrealizować temat. In-Timowiec z kolei będzie skuteczny wkażdej pracy, która wymaga koncentracji na tu i teraz. Zegarmistrz naprawiający zegarek, jubiler szlifujący kamień, malarz tworzący obraz, autor piszący tekst lub aktor odgrywający swoją rolę – są tu świetnymi przykładami. Jakiekolwiek popędzanie ich będzie miało bumerangowy efekt. Presja czasu niezwykle rzadko sprzyja dokładności i twórczości. Również każda praca z człowiekiem będącym w potrzebie lub korzystającym z usług drugiej osoby wymaga podejścia in-timowego. Architekt dopracowujący z klientami detale wystroju wnętrza, przedszkolanka pomagająca dziecku w samodzielnym wykonaniu układanki lub opiekun towarzyszący osobie terminalnie chorej, to osoby, które najlepiej wykonują swoje zadania koncentrując się na tu i teraz. Plan działania jest istotny, ale dla nich o wiele ważniejsze jest to, co się dzieje tu i teraz. W zawodach, w których potrzebne jest twórcze podejście, sprawdzają się Betweenowcy – czyli ci, którzy mają mnóstwo skojarzeń. Znajdziemy ich w agencjach reklamowych, w marketingu i wszędzie tam, gdzie trzeba wymyślać nowe koncepcje, więc przydatne jest niestandardowe podejście. Sprawdzą się też tam, gdzie dużo się dzieje i jest sporo nieprzewidywalnego, np. podczas gier, zabaw. Do tej kategorii należą także komandosi, którzy muszą sami znaleźć wyjście z niestandardowej sytuacji, oraz wszystkie zawody, gdzie jest kontakt z grupą ludzi i trwa otwarta dyskusja.
Czy Betweenowiec jest w stanie, chociaż w przybliżeniu, wyrobić w sobie umiejętność planowania czasu jak Through-timowiec?
Z reguły nie jesteśmy czystym typem tym lub innym. Ale Betweenowiec ze względu na społeczeństwo, w jakim żyje, gdzie zegarek wyznacza tryb życia – ma kilka opcji: albo się nauczy planować choć tyle, aby zdążał na swoje ukochane burze mózgów, albo zatrudni osobę, która będzie za niego planowała i pilnowała jego kalendarza, albo znajdzie pracę, w której stanie się gwiazdą i wszyscy będą się starali nadążyć za jego twórczym geniuszem, niepodlegającym żadnym ograniczeniom, również czasowym.
Dlaczego życie tak wielu ludzi upływa na nieustannym zajmowaniu się sprawami pilnymi (i ważnymi dla innych), a na najważniejsze dla nich samych brakuje im czasu?
Myślę, że to błędy w podejmowaniu decyzji. Pewien profesor zrobił kiedyś taki ciekawy eksperyment. Stanął przed swoimi studentami, postawił bardzo wysoki słój i włożył do niego duże kamienie. Zapytał studentów: „Czy słój jest już pełny?”. Odpowiedzieli, że tak. Dorzucił do niego jeszcze żwiru. Potem dosypał piasku. Za każdym razem studenci byli przekonani, że słój już jest pełen. A gdy wydawało im się, że już nic więcej się do niego nie zmieści – dolał wody. Konkluzją tego ćwiczenia jest wniosek: to od nas zależy decyzja, czy do swojego słoja włożymy najpierw kamienie (czyli rzeczy najważniejsze), czy piasek. Wszystko zaczyna się od decyzji. A dlaczego tak wielu ludzi zaczyna od piasku? Mogę tylko postawić hipotezę: wybierając drobne sprawy, często ulegamy złudzeniu, że gdy je załatwimy, to zrobimy sobie przestrzeń na te ważne. Jeśli chodzi o zasady zarządzenia sobą w czasie, jedna z reguł metody Davida Allena GTD (GettingThingsDone, w wolnym tłumaczeniu: Załatwianie Spraw) zaleca: jeśli jakaś sprawa zajmuje mniej niż 2 minuty – zrób ją od ręki. Jeśli dostajesz maila, na którego odpowiedź zajmie ci mniej niż 2 minuty,odpisz od razu, żeby drugi raz w niego nie wchodzić. To jest dobra metoda, pod warunkiem że nie dostajesz dziennie 250 maili, inaczej połowa twojego dnia pracy jest reagowaniem na dwuminutówki. Czyli do twojego słoja najpierw wsypywane są drobne kamyki, zabierając miejsce kilku ważnym kamieniom. Dlatego tak ważne jest ustalanie priorytetów i planowanie. Przed wsypywaniem piasku do słoja najpierw przyjrzyj się: ile kamieni masz dzisiaj, ile małych kamyków, w jakiej kolejności będziesz to wszystko do tego słoja pakował. PRIORYTETEM JEST PRIORYTETYZOWANIE!
To dlaczego ludzie wybierają poranne odpowiadanie na maile, które zajmie im pół godziny, zamiast zostawić je na koniec dnia, gdy będą już zmęczeni „wkładaniem kamieni”?
Dlatego, że to jest łatwiejsze. Pojawia się taka myśl: jak zrobię coś łatwiejszego, to się lepiej poczuję. Nawet gdy wykonamy małe zadanie – dostajemy zastrzyk dopaminy. To jest neurotransmiter związany z satysfakcją po domknięciu zadania. Gdy odhaczam na liście wykonane zadanie – w tym momencie uwalnia mi się dopamina i dostaję nagrodę od organizmu, że coś zrealizowałem. Gdy widzimy przed sobą duże zadanie: mamy coś do napisania lub stos klasówek do sprawdzenia – pojawia się w nas niepokój. Wzięcie się za te drobne rzeczy to wybieg naszego mózgu: „Chociaż trochę dopaminy dostanę. Taki zastrzyk poczucia sukcesu, a wtedy łatwiej mi będzie zająć się większym tematem”. Czy to znaczy, że nasz mózg sam sobą manipuluje? Po prostu pamiętamy, że gdy coś zrobiliśmy – pojawiło się w nas takie pozytywne odczucie. Ale niektórzy ten zabieg dostarczania sobie „strzału dopaminowego” powtarzają zbyt często, więc uzależniają się od łatwych sukcesików. I, paradoksalnie, coraz trudniej im się zabrać za tę dużą rzecz. Do niej potrzebna jest dobra strategia świadomego planowania swojego wysiłku. Piotr Wereśniak napisał kiedyś broszurkę, „Alchemia scenariusza filmowego, czyli nieznośny ból dupy”, którą dodawano do czasopisma „Film”. Metoda NBD (Nieznośny Ból Dupy) jest skuteczna – żeby czymś się dobrze zająć, to trzeba mieć plan i realizować go w sposób bezwzględny. Jeśli jestem ze sobą umówiony, że piszę magisterkę czy książkę, to niezależnie od poziomu mojego twórczego zapału – o konkretnej porze siadam i przez 3 godziny siedzę tylko nad tym. Komputer jest odłączony od sieci, telefon wyłączony, kanapeczki przygotowane, herbata w termosie, siusiu zrobione. A ja siedzę i mam umowę ze sobą: „Być może nic nie napiszę. Ale przez trzy godziny zajmuję się tylko tym”. Czyli myślę nad tym, piszę jedno zdanie, wykreślam, piszę znowu. Do niczego innego nie wybiegam. Decyduję, że będę siedzieć niezależnie od efektu.I z reguły po pół godzinie mózg kapituluje, ponieważ jest uzależniony od tego dopaminowego zastrzyku. A my mu mówimy: „Twój wybór. Albo dostaniesz satysfakcję z tego, że napisałeś pół strony pracy magisterskiej, albo nic nie dostaniesz. Bo na takie proste chwyty, że w tym czasie powieszę sobie pranie lub wyprasuję koszule – nie licz. Masz do wyboru: albo się wynudzisz, albo coś zrobisz”.
Piękny przykład wychowywania własnego mózgu. A skoro już mówimy o planowaniu, przeczytałam kiedyś takie zdanie: „Jeśli chcesz rozśmieszyć Pana Boga, opowiedz Mu o swoich planach”. Brzmi bardzo niechrześcijańsko. Ale pamiętam czasy swojego neofityzmu, gdy mnie uczono, żeby niczego nie planować, tylko rozeznawać i o wszystko pytać Boga na bieżąco. To ma sens?
Rozumiem, że chodziło o pewnego rodzaju otwartość na powiew Ducha Świętego. Pozwól jednak, że odpowiem ci innym powiedzeniem: „Trzeba mieć otwarty umysł, ale nie na tyle, żeby ci rozum wypadł”. Trzeba być otwartym na Ducha Świętego, ale dostaliśmy też rozum praktyczny, który nam może podpowiedzieć, jaka forma realizacji miłości będzie w danej sytuacji najodpowiedniejsza. Czy będzie to zrobienie czegoś, czy raczej odmówienie komuś (np. ze względu na swoje obowiązki stanu). To prawda, że „jeśli Pan domu nie zbuduje, próżno się trudzą budujący”, a jednak do radości Pana weszły panny mądre, które przemyślały temat, zaplanowały wzięcie dodatkowej oliwy i to zrealizowały. Pozwolę sobie na lekką trawestację myśli wypowiedzianej przez św. Ignacego: „Planuj i działaj tak, jakby wszystko zależało od ciebie, i jednocześnie ufaj tak, jakby wszystko zależało od Boga”.
.
.
Zachęcamy do książki Larry Oney`a "Boża Misja". Dzięki tej książce, dowiesz się nie tylko, jak odkryć swoją misję, ale też jak ją wypełniać. Więcej znajdziesz tutaj!
.
.
(zamieszczono 2018-04-09)
